Of je nou een grote multinational bent of een startende ZZP’er. E-mail heb je nodig om bepaalde dingen voor elkaar te krijgen. Je hebt namelijk wel eens iets nodig van een ander, of het nou gaat op het inkopen of verkopen van spullen, het uitbesteden van de boekhouding of het inhuren van een clown voor het personeelsfeest. We gaan je vandaag niet een exact voorbeeld laten zien van een goede zakelijke e-mail. Stom hé? Dat weten we. Je krijgt wél praktische tips.

 

Waarop baseren we onze zakelijke e-mail?

Verschillende doelen vereisen verschillende e-mails. Zo heb je bijvoorbeeld een nieuwsbrief, een acquisitie e-mail en een update richting een klant. Deze mails hebben niet allemaal dezelfde insteek en de een hoeft minder strak te zijn dan de ander. Een nieuwsbrief kan lekker luchtig zijn, terwijl je in een acquisitie mail de klant echt door de mail heen probeert te loodsen.

 

De zakelijke mail starten

Een goede e-mail trekt eigenlijk direct de aandacht. Dit doe je niet alleen met een uitnodigende introductie, maar ook met een goede kopregel. Het moet een kopregel zijn die je klikt zonder er bij na te denken. De volgende onderdelen zijn cruciaal voor een goede start van de e-mail:

 

– Een goede kopregel

– Een passende aanhef

– Een pakkende introductie

 

Een goede kopregel

Zoals we eerder al zeiden is deze enorm belangrijk, zeker als de ontvanger je nog niet (zo goed) kent. Je wilt indruk maken en je wilt de lezer uitnodigen de mail te openen. Maar ga er niet vanuit dat de ontvanger altijd op je mail zit te wachten, want dat is vaak niet zo. Zorg ervoor dat de kopregel uitnodigend is en alles behalve misleidend.

 

Een passende aanhef

Doe goed je onderzoek en weet wie je mailt. Met de huidige technologieën op het gebied van e-mailautomatisering is het zelfs mogelijk gepersonaliseerd te sturen. Zodat de naam van de ontvanger, de functie of de naam van het bedrijf wordt ingevuld op een bepaalde plek, zoals in de aanhef. Pas in de aanhef wel op dat je iemand aanspreekt zoals die persoon aangesproken wilt worden.

 

Een pakkende introductie

Een goede introductie zet je aan tot handelen of verder lezen. En wat is de beste motivatie om te handelen? Inderdaad, geld emotie. Zorg er dus voor dat de introductie iets doet met de lezer, en dat je het meent. Eerlijkheid blijft voorop staan.

 

Het belangrijke middenstuk

Het middenstuk is waar de magie gebeurt. Hier moet je duidelijk maken wat je doet, waar je bedrijf voor staat en nog belangrijker: hoe je de ontvanger van de mail gaat helpen. Niemand wilt lastig gevallen worden met iets waar ze niet op zitten te wachten, klinkt logisch. Daarom moet de verzender altijd met de beste intenties mailen. Niet een verhult marketingtrucje. AIDA schrijven helpt er trouwens bij om de aandacht van de lezer vast te houden tijdens het lezen.

 

De zakelijke e-mail aflsuiten

Het afsluiten van een mail is even belangrijk, als niet belangrijker, dan de introductie. Het is het laatste wat de lezer meeneemt en het eerste waar hij aan zal denken. Zorg er dus voor dat de afsluiting een goede indruk achter laat. Hiervoor zijn twee dingen belangrijk, namelijk: een afsluitende zin die de lezer óf aan het denken zet of iets laat voelen. Ook moet de slotzin de persoonlijkheid van het bedrijf of de verzender uitstralen. Als de lezer al zo ver is gekomen, mag dit best een persoonlijke slotzin zijn.

 

Automatiseer een beetje

Je hoeft echt niet elke e-mail stuk-voor-stuk te typen, een groot gedeelte kan je gewoon automatiseren met bijvoorbeeld een programma zoals ActiveCampaign of Mailchimp.

 

Ga er dus mee aan de slag! 

2 augustus 2018

0 Reacties op "Zakelijke e-mail schrijven: praktische tips"

Geef een reactie op dit artikel

top
  © 2018 Soofos B.V.