Nu zal je wel denken, weer zo’n blog die gaat vertolken hoe belangrijk productiviteit wel niet is en hoeveel we eigenlijk in 8 uur kunnen doen. Dat is niet helemaal het geval. Natuurlijk weten we dat er veel gedaan kan worden in 8 uur, maar dat is niet de insteek die we hier hebben. We willen namelijk niet zoveel mogelijk in één werkdag stoppen, we willen alles dat nodig is, zo optimaal mogelijk doen. Dan hou je tijd over. Voor leuke dingen, of minder leuke dingen, maar in ieder geval krijg je er vrijheid door.
Het belang van het nodige doen, en niet alles dat ‘moet’.
We vinden het allemaal fijn om een fikse to-do-list te hebben en hier lekker van weg te strepen. Dat is zeker geen slecht idee, aangezien dit een lekker gevoel is elke keer dat je een vinkje mag zetten. Lekker doen dus. Maar je productiviteit komt het niet per se ten goede. Elke keer dat je je aandacht focust op minder belangrijke dingen op de to-do-list, neemt dit tijd weg die je nodig hebt voor belangrijke dingen.
Je to-do-list slim indelen
Zelf werk ik graag met Trello. Hierin kan je gemakkelijk items voor je to-do-list maken en deze labellen. Ik label aan het begin van de dag (of week) welke taken prioriteit hebben en welke niet. De taken met prioriteit worden als eerste getackeld. Kleine taken daarnaast kunnen dan in de tijd die ik over hou gedaan worden. Aan het einde van de dag kan je dan in elk geval zeggen dat de belangrijkste taak voltooid of gestart is. En daar kan je mee thuiskomen, of aankloppen bij de baas.
Productiviteit verhogen, hoe moet dat?
Om ervoor te zorgen dat je zo optimaal mogelijk met je tijd omgaat (per uit te voeren taak), zal je wat kleine stappen moeten nemen. De stappen hieronder hebben voor mij goed gewerkt en doen dat al heel lang. Hopelijk haal je er wat inspiratie uit!
Afleidingen wegnemen
Je smartphone.
Je smartphone. Hij ligt vaker in je hand en de kans is groot dat je meer verslaafd ben aan je telefoon dan aan koffie, alcohol of ‘vul maar in’. Dit is op de werkvloer de grootste killer van productiviteit. Het is dan ook niet onverstandig om deze tijdens ‘productieve uren’ gewoon uit te hebben staan of op ‘do not disturb’, tenzij je hem nodig hebt voor werkgerelateerde taken.
Je collega’s.
Naast de smartphone zijn er nog twee andere grote afleidingen. De eerste zijn collega’s. Hartstikke leuk om te hebben natuurlijk, maar ze kunnen je (onnodig en onnodig lang) storen. Spreek dus gewoon met ze af om tijdens de koffie- of lunchpauze lekker te babbelen. Zo wordt jouw productieve flow niet verstoord en geef je een goed voorbeeld.
Je favoriete websites
De derde en laatste afleiding die gemakkelijk weg te nemen is, is de drang om tijdens werk op niet-werk-gerelateerde websites te browsen. Dat kan onderbewust zomaar gebeuren. Hier zijn slimme add-ons voor bedacht waarmee je je werkuren kan instellen en geblokkeerde websites kan invullen. Zo’n add-on kan de browser gewoon doorverwijzen, bijvoorbeeld naar een pagina waar heel groot staat: “Ga aan het werk”. Dit werkt net als een add-blocker. Soms moet je jezelf gewoon een duwtje in de juiste richting geven.
Goed plannen
Om taken snel en efficiënt uit te voeren is het belangrijk goed vooruit te plannen wat je überhaupt moet doen. Zonder navigatie naar een nieuwe plek is vrijwel onmogelijk, maar goede navigatie het mogelijk maakt er op de snelste manier te komen. Plan dus vooruit. Bepaal van tevoren wat het eindresultaat moet zijn en welke weg de snelste is. Kijk welke tools je hiervoor nodig hebt en hoe je deze gebruikt. Vervolgens kan je aan je taak beginnen en zal dit stukken sneller gaan, dan wanneer je het freestyled.
Niet teveel hooi op de vork
Het kan erg verleidelijk zijn om alle opdrachten te accepteren en van tevoren weten dat er één of twee gaan uitlopen. Wees gewoon eerlijk, wanneer je teveel hooi op de vork heb genomen. Iemand die je opdracht geeft, weet liever van tevoren dat het niet gaat lukken, dan wanneer het al te laat is. Met één of enkele opdrachten tegelijk kan je je focussen. Zo zijn deze eerder afgerond en van hogere kwaliteit.
Meer leren over productiviteit? Bekijk dan eens ons aanbod met cursussen over productiviteit!
Ga aan de slag en werk productiever!
