Als zelfstandig ondernemer loop je steeds weer tegen dezelfde vraag aan: ‘hoe stel ik de juiste prioriteiten?’ Logisch, want iedereen heeft continu veel te doen. Ondanks dat we steeds meer doen in minder tijd, is het misschien wel de grootste uitdaging op dit moment.

Er komt zoveel op ons af dat we wel voortdurend prioriteiten moeten stellen. Dat levert continu druk op en daar hebben velen last van. Een veelvoorkomende reactie is vervolgens het uitstellen van activiteiten. Ook kunnen mensen ontevreden over zichzelf worden, terwijl ze vaak zo ongelooflijk hard werken. We zijn druk bezig om alle ballen in de lucht te houden, maar verliezen het overzicht. Herken jij je erin?

 

De negatieve spiraal

Het gevolg is dat de werkdruk stijgt, het werkplezier daalt en de balans tussen werk en privé zoekraakt. Opdrachtgevers worden ontevreden, omzetverwachtingen worden niet gehaald, een burn-out ligt op de loer en relaties of carrières staan onder spanning. Daar gaat dit artikel overigens niet over. Dit artikel gaat over hoe we uit deze neerwaartse spiraal blijven. Dat is eenvoudiger dan je misschien denkt.

 

Effectief werken

De oplossing gaat verder dan beter plannen en beter organiseren, maar ook verder dan timemanagement. Dat zit allemaal in de categorie “efficiënt werken“. Efficiënt werken betekent nog niet dat je automatisch aan de goede dingen werkt of dat je de juiste prioriteiten stelt. Als we daar een antwoord op willen hebben, komen we uit op effectief werken en op persoonlijk leiderschap. Laten we eens kijken wat deskundigen zeggen over prioriteiten stellen.

 

Deskundige manieren om ermee om te gaan

Het Eisenhower model om prioriteiten te stellen

Het bekende Eisenhower model, ook wel bekend als de prioriteiten- of tijdsmanagementmatrix, is gebaseerd op het statement dat je activiteiten kunt indelen aan de hand van twee hoofdvragen:

  • Hoe belangrijk is de activiteit?
  • Hoe dringend is de activiteit?

 

De antwoorden geven aan in welke van de vier kwadrant een activiteit is onder te brengen:

  • Belangrijke en urgente activiteiten;
  • Belangrijke, maar niet urgente activiteiten;
  • Onbelangrijke, maar urgente zaken;
  • Onbelangrijke en niet urgente zaken.

 

Afhankelijk van in welk kwadrant een activiteit bevindt, onderneem je de volgende actie:

  • Direct doen;
  • Later doen;
  • Delegeren;
  • Niet doen.

 

Het Eisenhower-model, om prioriteiten te stellen.
Het Eisenhower model.

 

Helpt dit model ons verder? Jazeker, maar volgens mij niet voldoende. Om te bepalen of iets prioriteit heeft, dien je eerst te bepalen of iets belangrijk of urgent is. Klinkt logisch, maar de vraag blijft: ‘hoe bepaal ik de urgentie en belang van een activiteit?’

 

Stephen Covey en zijn ‘7 habits of highly effective people

Steven Covey werkte het Eisenhower-model verder uit in zijn internationale bestseller ‘7 Habits of effective leadership’. Zijn boodschap is om je niet te laten leiden door de waan van de dag, maar zelf prioriteiten te stellen. Laat de belangrijkst dingen niet de dupe worden van allerlei urgente, maar onbelangrijke dingen. Effectieve mensen besteden hun tijd vooral aan zaken die belangrijk zijn. Prachtige woorden, zeker waar. Maar je hebt hier de neiging om je bezig te houden met activiteiten die op je afkomen. Inputgericht dus.

 

David Allen met ‘Getting Things Done

Dan hebben we nog de methode van David Allen met zijn ‘Getting Things Done’. Hij werkt met vijf stappen:

  1. Capture: verzamel wat je aandacht heeft;
  2. Clarify: bepaal van alles wat je hebt verzamelt welke actie vereist is;
  3. Organize: plaats zaken waar ze logischerwijs thuishoren;
  4. Reflect: bekijk het geheel frequent;
  5. Engage: onderneem actie.

 

Zijn tweede stap betreft het stellen van prioriteiten. Hoe werkt dat bij Allen? Hij heeft daar een ingewikkeld lijkend schema voor gemaakt met diverse beslissingen en mogelijke uitkomsten. Voor ieder item in je inbox dien je dit schema te doorlopen. Prachtig als je er profijt van hebt, maar ik maak zaken graag eenvoudig en daarom raad ik niemand deze werkwijze aan.

 

Tony Crabbe in ‘Nooit meer te druk‘ over timemanagement

Nog een andere veel geciteerde deskundige als het om effectiviteit gaat is Tony Crabbe. Ik ben een groot fan van Crabbe. In zijn boek ‘Nooit meer te druk’ maak je kennis met zijn manier om met een opgeruimd hoofd in de  wereld te staan. Ik heb er eerder een blog over geschreven, geïnspireerd op zijn ideeën. Daarin geef ik drie redenen waarom timemanagement niet helpt en drie oplossingen die je niet kunt negeren.

  1. Accepteer dat timemanagement je niet verder helpt om weer grip te krijgen.
  2. Je wordt niet gelukkiger van timemanagement.
  3. Timemanagement maakt je niet efficiënter.

 

De drie oplossingen:

  1. Laat los dat je zaken onder controle moet hebben.
  2. Word eens wat gemakzuchtiger, niet alles hoeft perfect, je kunt eens een bal laten vallen, je kunt eens iets vergeten en je zult mensen teleur moeten stellen. Je hoeft niet perfect te zijn.
  3. Vergeet de input en focus op je output.

 

Dit zijn voor mij enorm waardevolle lessen.

 

De MoSCoW-methode en de bulk- en gedondermatrix

Naast bovengenoemde methoden zijn er nog vele andere methoden. Een leuke methode die ik nog wil noemen is de MoSCoW-methode. Dit model is afkomstig uit de softwareontwikkeling. De letters staan voor:

  • Must have: vereist;
  • Should have: gewenst;
  • Could have: wanneer er tijd is;
  • Won’t have: nu niet, misschien in de toekomst.

 

Ik ga er in dit artikel niet verder op in, maar het kan ook zeker richting geven.

Nog een leuke die ik onlangs tegenkwam is de Bulk- en Gedondermatrix. Je vraagt je hier niet af wat het belangrijkste is, maar je bepaalt wat de gevolgen zijn als je een to-do niet realiseert. Je wordt daarmee gedwongen om te denken vanuit de klant en belanghebbenden. Een to-do krijgt de hoogste prioriteit, wanneer veel mensen (de bulk) er last van hebben en escalatie (gedonder) op de loer ligt, wanneer de to-do niet wordt uitgevoerd.

 

Conclusie: Prioriteiten stellen heeft de hoogste prioriteit

Ik heb al verteld dat ik een groot fan ben van Tony Crabbe en zijn boek ‘Nooit meer te druk’. Het grote verschil tussen Eisenhower, Allen en Crabbe is dat Eisenhower als uitgangspunt heeft dat je een activiteit (vroeg of laat, door jezelf of een ander) uitvoert, tenzij je expliciet besluit iets niet te doen. Crabbe gaat daar een stuk relaxter mee om. Ga ervan uit dat je niet alles kunt doen (!). Kies slechts datgene wat je wél doet. Dat geeft lucht zeg! Voel jij het al? Daar waar Eisenhower en Covey vooral focussen op de input, legt Crabbe de nadruk op de output.

Het stellen van prioriteiten moet de hoogste prioriteit hebben

 

Succes kan je creëren

Ik werk als effectiviteitscoach en Scrum Master voor ondernemers. Ik ben ervan overtuigd dat succes maakbaar is. Het stellen van prioriteiten is daarbij een belangrijk onderdeel. Het is niet eens zo moeilijk om in de successpiraal terecht te komen, waarin je doelen, plannen en resultaten steeds beter worden. Ik beschrijf het in mijn Essentiemodel.

 

Leren van succesvolle bedrijven

Ik heb onderzoek gedaan naar grote succesvolle bedrijven. En ik raakte zo onder de indruk van wat ik tegenkwam! Ik vond direct dat kleine zelfstandig ondernemers daarvan ook op de hoogte moesten worden gebracht, omdat ze veel kunnen leren van die successen.

Maar er was wel een vertaalslag nodig naar de specifieke situatie van zelfstandig ondernemers. Dat is me uiteindelijk gelukt. Ik heb mijn eigen methode ontwikkeld en ben twee jaar bezig geweest om dit uitgebreid te testen, ervaring mee op te doen en te verbeteren. Natuurlijk blijf ik testen en verbeteren, want dat is ook een onderdeel van de methode.

 

Essentiemodel

Ik heb van grote succesvolle bedrijven geleerd hoe zij zo succesvol zijn geworden. Die kennis heb ik verwerkt in een model, waarmee ook jij je dromen kunt waarmaken. Ik noem het het Essentiemodel. Hiermee leer je steeds beter, sneller en flexibeler te werken. Niet door harder te werken, maar door slimmer te werken. Je leert als zelfstandig ondernemer anders naar je werk en de wereld om je heen te kijken. We pakken het gestructureerd aan met het Essentiemodel, ofwel het “drie-keer-drie-model“, waarin alle aspecten van je bedrijf aan bod komen.

 

Essentiemodel
Het Essentiemodel.

 

Ik leer je effectief werken met de drie knoppen die iedere ondernemer, van klein tot groot, tot zijn beschikking heeft: leveren, jagen en bedrijfsvoering. Daarmee bedoel ik:

  1. Klanten bedienen (klanttevredenheid, producten en diensten en alles wat daarmee samen hangt);
  2. Klanten krijgen (voornamelijk marketing en sales);
  3. Effectiviteit in de bedrijfsvoering (zoals administratie en ontwikkeling).

 

Ik leer je alles wat ervoor nodig is om op het juiste moment aan de juiste knop te draaien. Ook leer je werken met de systematiek van doelstellingen, planningen en resultaatverbetering. Dat wordt pas effectief, wanneer je door structurele reflectie en evaluatie continu verbeteringen toebrengt dankzij steeds betere doelen, plannen en resultaten. Wanneer je dit weet, zul je nooit meer op je oude manier willen werken. Bovendien leer ik je effectief te worden door de juiste randvoorwaarden te creëren, het derde onderdeel van het drie-keer-drie-model.

 

Doelgericht en gefocust werken

Bij het stellen van prioriteiten hou ik altijd het doel voor ogen. Ik gebruik een methode, waarbij je gefocust werkt in periodes van twee weken. Wanneer het aankomt op het stellen van prioriteiten, dan hanteer ik de volgende tweetrapsraket:

  1. Gezien mijn doel: wat wil ik over twee weken echt gedaan hebben om een stap dichter bij mijn doel te zijn?
  2. Pas daarna ga ik naar mijn wensen- en actielijst (to-do-lijst, backlog).

 

Daar stel ik prioriteiten aan de hand van de volgende drie vragen:

  • Wat voegt de meeste waarde toe voor mijn klant?
  • Wat voegt de meeste waarde toe voor mijn bedrijf?
  • Heb ik voldoende aandacht voor de drie knoppen waarmee ik mijn bedrijf bestuur: leveren, jagen en bedrijfsvoering?

 

Wil je het beste uit jezelf en je bedrijf halen en daar zelfstandig mee aan de slag? Dan is de online cursus van Plan naar Resultaat met Scrum voor ondernemers dé cursus voor jou.

 

Start nog vandaag met leren!

11 november 2019

0 Reacties op "Zo kan je beter prioriteiten stellen"

    Geef een reactie op dit artikel

    © 2019 - Soofos B.V.