Geen Pomodoro technieken, apps of het advies om je telefoon in een kluis te leggen: dit artikel gaat productiviteit even anders aanpakken. Want dit is vast niet het eerste artikel dat je leest om je writer’s block of uitstelverslaving op te lossen. Blijkbaar werken alle standaard adviezen niet voor jou, dus wij doken de archieven in en zochten productiviteitsadviezen op waar we zelf ook nog wat van kunnen leren.
Dit artikel bevat een mix van mindsets, adviezen, tips en wijsheden. Productiviteit gaat namelijk niet alleen om wat je doet, maar ook hoe je erover nadenkt. Nieuwsgierig? Snappen we. Lees snel door!
Focus je op taken, niet tijd
De uitdrukking: work smarter, not harder, is al lang uitgemolken. Laten we het specifieker maken. Focus je niet op hoe lang je werkt, maar wat je gedaan krijgt.
Spring niet de werkdag in met de gedachte: ik wil vandaag 6 uur productief werken. Die zes uur klinken dan al snel als veel te veel. In plaats daarvan focus je je op taken. Wat wil je echt afgerond hebben op het einde van de dag? Kies maximaal twee of drie taken, en heb geen plan B. Dat helpt je echt focussen en voorkomt dat je stiekem toch vooruit denkt, of je schuldig voelt dat je die extraatjes niet gedaan krijgt.
Neem de tijd om productiever te worden
Je kunt niet verwachten dat je jarenlange werkgewoonten van de ene op de andere dag zult veranderen. Kleine veranderingen in je manier van werken kunnen geleidelijk leiden tot grote veranderingen in productiviteit. Probeer één tip om te beginnen en voeg er steeds meer toe naarmate je de strategieën vindt die het beste bij jou passen.
Monotasking voor je prefrontale cortex
Productiviteit is een kwestie van je brein optimaal gebruiken. Voor veel mensen kan het helpen om hun brein eerst beter te begrijpen, zodat ze productiviteit als het ware kunnen visualiseren.
Monotasken is bijvoorbeeld iets wat goed is voor je focus. Hoe meer we werken aan het focussen op één taak tegelijk en afleidingen negeren, hoe meer we de prefrontale cortex trainen. Daarmee wordt het makkelijker om te focussen.
Probeer geen all size fits one advies
“Productief zijn” zou geen doel op zich moeten zijn. Het is dan ook lastig om niet te vallen voor alle zogenaamde life hacks. Je zult je moeten focussen op het grotere geheel.
Voor sommigen gaat productiviteit over gehannes met nieuwe tools of luttele seconden sneller worden in een uiteindelijk zinloze taak.
Het kan leuk zijn om over productiviteitshacks van anderen te lezen en deze in je eigen workflows uit te proberen. Maar echt, nadenken over productiviteit betekent terugkomen op wat voor jou werkt, en voor jouw brein.
Probeer je al weken met niet-meer-zo-frisse tegenzin bij de 5AM club te horen om voor je werk die work-out erin te knallen, zodat je je zogenaamd energieker voelt? Maar merk je dat de enige beweging die er op dat tijdstip in zit met de snoozeknop te maken heeft?
Als je je de rest van de dag schuldig voelt over weer een work-out missen, neemt dat heel wat mentale vierkante meters in.
Zet in plaats daarvan je wekker gewoon om 7 en ga na werk sporten, of in je lunch. Dan denk je er niet de hele dag over na hoe lui je bent in vergelijking met blijkbaar iedere biljonair ter wereld, en kun je je gewoon focussen op je taken.
Maak een don’t-do list
Kijk eens kritisch naar die overweldigende to do list van je. En nog een keer. En nog een keer.
Wat staat erop dat eigenlijk niet echt gedaan hoeft te worden? Voeg dat toe aan je don’t-do lijst. Zet op dat lijstje ook taken en afleidingen waarvan je weet dat ze eraan komen, maar die je nooit inplant.
Hoe helpt dit? Je geeft het beestje een naam. Je hebt je afleidingen duidelijk op papier, waardoor je ze makkelijker kunt herkennen en kunt zeggen: stop, nee, niet nu.
Hang die don’t-do lijst op naast je computer als reminder. Elke keer als je dan het nieuws gaat lezen om zogenaamd up-to-date te zijn, zie je meteen in je eigen handschrift dat dat niet de afspraak was. Focus!
Werk als Hemingway
Op de vraag hoeveel een schrijver op een dag zou moeten schrijven, antwoordde Ernest Hemingway ooit:
“De beste manier is om altijd te stoppen als het goed gaat en als je weet wat er gaat gebeuren. Als je dat elke dag doet als je een roman schrijft, loop je nooit vast.”
Werkt dat echt? Stoppen in het midden van een goede flow? Hemingway lijkt wel gek, zou je denken, maar Japanse onderzoekers bestudeerden het toch.
En wat blijkt? Midden in een taak stoppen kan helpen bij het voltooien van andere taken. Niet altijd, natuurlijk. Je moet wel begrijpen hoe het werkt:
De onderzoekers ontdekten dat zelfs voor een taak die zo eenvoudig is als het kopiëren van een stukje uit een krant, als we kunnen zien dat het einde nabij is, willen we het afmaken. We zijn op zoek naar dat gevoel van afsluiting. Als het einde echter ver weg lijkt, valt onze motivatie weg.
Dus hoe kunnen we dat eindpunt dichter bij laten lijken?
De onderzoekers concluderen dat het Hemingway-effect onder twee voorwaarden werkt:
- We moeten weten wat we nog meer moeten doen om de taak te voltooien
- We moeten het gevoel hebben dat we er bijna zijn.
Hoe pas je dit toe in je dagelijkse werkzaamheden? Neem voor je aan een flink project begint de tijd om het te structureren. Verdeel het in secties. Weet precies wat elke sectie moet bevatten en zorg ervoor dat die secties klein genoeg zijn om ze bijna compleet te maken voordat je moet stoppen.
Doe een beetje
Deze laatste tip komt van het Gestaltisme: een denkrichting die in het begin van de 20e eeuw door sommige Oostenrijkse en Duitse psychologen is bedacht. Zij geloofden dat mensen de wereld begrepen door patronen te zoeken, dus het hele plaatje was belangrijker voor ons dan de afzonderlijke delen.
Als we delen van iets hebben, willen we altijd een geheel creëren. We doen dat bewust en onbewust. Onderbroken cirkels maken we in ons hoofd rond. Niet compleet ingekleurde vlakken vullen we op.
Dit kun je ook met taken en productiviteit toepassen. Als je een taak in kleinere delen opgesplitst, en aan een van die kleintjes begint, ben je meer gedreven om het werk af te maken.
Wat is jouw favoriete wijsheid of tip rondom productiviteit?
