Boekhouding voor Ondernemers – Krijg grip op je administratie

Timestamps video: 2.49 - Ondernemer IB 6.12 - Ondernemer BTW 7.39 - KOR 8.18 - Voor- en nadelen KOR 10.02 - Wet- en regelgeving 10.45 - Pensioen 11.50 - Verzekeringen 12.51 - Arbeidsongeschiktsheidsverzekering (AOV) 14.22 - Zakelijke bankrekening 15.31 - Combinatie met loondienst 16.29 - Ondernemersplan

---

Wanneer ben je ondernemer? Om het voor nu even onduidelijker te maken, je kunt ondernemer zijn voor de inkomstenbelasting en omzetbelasting. Geen paniek, ik leg je het verschil uit. Of de Belastingdienst je ziet als ondernemer, hangt af van een aantal factoren:

1. Maak je winst? Als je weinig winst maakt of bijvoorbeeld structureel verlies maakt, dan vindt de Belastingdienst het geen onderneming. Een voorbeeld zou kunnen zijn wanneer je zelf hobbymatig een product maakt en dit voor de kostprijs (of lager) verkoopt.
2. Ben je zelfstandig? Bepaal je zelf wanneer je werkt en voor wie? Maak je zelf de beslissingen? Dan ben je zelfstandig. Deze zelfstandigheid is belangrijk, omdat er anders sprake zou kunnen zijn van loondienst als een opdrachtgever jou kan vertellen wanneer je moet werken.
3. Beschik je over kapitaal? Heb je geld in je onderneming gestopt om bijvoorbeeld te investeren?
4. Hoeveel tijd spendeer je aan die werkzaamheden? Je moet voldoende tijd spenderen aan een onderneming om deze rendabel te maken. Als je erg veel tijd spendeert aan een activiteit, maar het levert niks op, dan is er meestal geen sprake van een onderneming.
5. Wie zijn je opdrachtgevers? Heb je verschillende opdrachtgevers? Dit geeft een verspreiding van je ondernemersrisico. Je bent niet afhankelijk van één opdrachtgever voor jouw inkomen. Meerdere opdrachtgevers betekent ook dat je zelfstandigheid toeneemt. Anders zou de Belastingdienst het standpunt kunnen innemen dat er sprake van loondienst is in plaats van ondernemerschap.
6. Hoe maak je je onderneming bekend naar buiten? Maak je bijvoorbeeld reclame via social media? Heb je een website om vindbaar te zijn?
7. Loop je ondernemersrisico? Dit is een samenvatting van punt 3 en 5. Loop je (financieel) risico omdat je geld in je onderneming hebt gestoken? En ben je afhankelijk van je opdrachtgevers? Als je opdrachtgevers je niet meer betalen, kun je dan nog je kosten dekken? Ben je afhankelijk van vraag en aanbod?
8. Ben je aansprakelijk voor schulden? Ben je zelf aansprakelijk voor de kosten of investeringen die je hebt gedaan voor je bedrijf?

Als je op de voorgaande punten ‘ja’ kunt beantwoorden, dan is de kans groot dat de Belastingdienst je ziet als ondernemer. Weet je het niet zeker? Je kunt hier een Ondernemers Check doen op de site van de Belastingdienst. Het voordeel van ondernemer zijn voor de inkomstenbelasting, is dat je gebruik kunt maken van fiscale voordelen. Door deze voordelen wordt de belasting die je betaalt minder, ik vertel hier meer over in les 4. Voldoe je niet aan de vereisten? Dit betekent niet dat je geen belasting over je winst hoeft te betalen helaas. Als je bijverdient vanuit een hobby, dan is de kans groot dat je deze inkomsten niet hoeft aan te geven. Een hobbymatig inkomen betekent dat je vrijwel niets verdient aan hetgeen wat jij doet. Verdien je wel wat meer bij maar ben je geen ondernemer? Dan moet je de inkomsten in de aangifte inkomstenbelasting aangeven onder ‘Resultaat uit overige werkzaamheden’. De Belastingdienst zal naar de volgende criteria kijken om te beoordelen of je ook ondernemer bent voor de btw:

1. Werk je als zelfstandige en heb je inkomsten?
2. Heb je regelmatig inkomsten?
3. Heb je inkomen naast een vaste baan?
4. Exploiteer je een vermogensbestanddeel? (Verhuur je bijvoorbeeld een pand of octrooirecht)

Op het moment dat jij je gaat inschrijven, zal de Belastingdienst gaan bevinden of jij btw-belastingplichtig wordt bevonden. Ze beoordelen dit aan de voorgaande criteria en aan de hand van het SBI-code waarmee jij je hebt ingeschreven. Deze SBI-code beschrijft de branche waar je in zit. Als dit gekoppeld is aan een activiteit die belast is met btw, dan noemt de Belastingdienst dit een belaste prestatie. Dit betekent dat je ondernemer bent voor de BTW. Als je dat bent, dan ben je ook verplicht btw-aangifte te doen. Als je ondernemer bent, betekent het dus niet altijd dat je btw-aangifte moet doen. Ook andersom hoeft het niet te betekenen dat je als btw-plichtige ondernemer bent. Een bekend voorbeeld is als je eigenaar bent van zonnepanelen. Je bent ondernemer voor de btw want je hebt een belaste prestatie, maar je voldoet niet aan de vereisten van ondernemerschap. Als je zonnepanelen hebt, ben je hier geen tijd aan kwijt, heb je geen opdrachtgevers, loop je geen ondernemersrisico en ben je niet actief je zonnepanelen aan het promoten. Je dient je dus niet in te schrijven bij de KVK, maar je moet jezelf wel aanmelden bij de Belastingdienst. Om toch onder de btw-plicht 'uit te komen' als eigenaar van de zonnepanelen. Kun je gebruik maken van de KOR. Kleine Ondernemers Regeling (KOR) Als startende ondernemer of parttime ondernemer kan het zijn dat je nog niet een hele hoge omzet behaalt. Daarom is de Kleine Ondernemers Regeling, oftewel de KOR in het leven geroepen. Je kunt de KOR inzetten als je een omzet lager dan € 20.000 hebt. Als je meedoet aan deze regeling, dan betekent dit dat je geen btw meer in rekening hoeft te brengen en je geen btw-aangifte meer hoeft te doen. Verder dien je in Nederland gevestigd te zijn en ondernemer te zijn voor de btw (zie voorgaand hoofdstuk) om aanspraak te kunnen maken op de KOR. Het maakt niet uit hoelang je al ondernemer bent. Wil je gebruik maken van de KOR? Dan kun je op de website van de Belastingdienst een formulier invullen en deze opsturen. Je moet dit 4 weken voor een nieuw tijdvak indienen. Wil je vanaf januari de KOR gaan toepassen? Zorg dat het formulier voor eind november de deur uit is. De KOR klinkt gunstig, maar toch zijn er situaties waar je beter kunt afzien van de KOR:

1. Als je veel wilt investeren. Ben je van plan veel te investeren? Dan maak je hoge kosten en hoge kosten betekent een hoge voorbelasting. Oftewel, btw die je mag vorderen van de Belastingdienst. Als je gebruik maakt van de KOR dan hoef je geen btw te betalen, maar je mag het ook niet terugvragen! Als je veel gaat investeren kan het zinvoller zijn niet mee te doen aan de KOR.
2. Je zit 3 jaar vast aan de KOR. Op het moment dat je je aanmeldt voor de KOR, zit je er 3 jaar aan vast, tenzij je meer dan € 20.000 omzet gaat draaien. Dat kan ongunstig zijn, zie voorgaand punt.
3. Als je te maken hebt met verschillende btw-percentages. Lever je een dienst met 9% btw, maar heb je veel kosten met 21% btw? Dan is de kans groot dat je btw kan terugvragen in plaats van betalen. Dan is het ook aan te raden om af te zien van de KOR.

Maar wanneer is de KOR nou wel een goede uitkomst?

1. Als je met particulieren werkt. Stel je verkoopt een product of dienst voor € 200. Als dit de prijs is die je met particulieren afspreekt, is dit het bedrag wat zij inclusief btw zullen betalen. Dit betekent dat je daadwerkelijk € 165,29 (=€200/1,21) overhoudt, omdat je € 34,71 zal moeten afdragen aan btw. Ondernemers onder elkaar zullen de € 200 afspreken en over dat bedrag btw rekenen.
2. Als je weinig kosten hebt en geen btw-aangifte wilt doen. Eigenlijk een beetje de conclusie van voorgaand.

Als je veel particulieren als klant hebt en weinig kosten, dan zou ik de KOR aanraden. Ben je van plan gelijk voorbij de € 20.000 omzet te stormen? Dan zou ik de KOR niet aanvragen en wel lekker de btw van je kosten terugvragen. Op het moment dat je een factuur schrijft in een boekjaar en je komt daarmee over de € 20.000 omzet, dan vervalt de KOR. De eerstvolgende factuur is dan met btw en je moet vanaf dan btw-aangifte gaan doen in het eerstvolgende tijdvak. Via een formulier op de site van de Belastingdienst kun je je weer afmelden voor de KOR. Als je je aanmeldt voor de KOR, heb je theoretisch gezien ook een ontheffing van je administratieplicht. Maar, je moet wel kunnen aantonen dat je nog onder de KOR-regeling valt en je moet je inkomsten verantwoorden bij de aangifte inkomstenbelasting. Kortom, klinkt leuk die ontheffing, maar je moet toch geloven aan het bijhouden van je administratie. Wet- en regelgeving In sommige beroepen is bepaalde wet- en regelgeving van toepassing. Zo mag ik mijzelf niet zomaar accountant noemen, hier zijn bepaalde regels voor. Ook regels waar ik mij aan moet houden, zo ben ik jaarlijks verplicht een x-aantal uren te besteden aan studie. In jouw vakgebied is dit misschien ook zo. Doe onderzoek naar wet- en regelgeving en sluit je aan bij een branchevereniging als dat nodig is. Vergeet je ook niet te verdiepen in de AVG! Je komt er sneller mee in aanraking dan je denkt. Pensioen In loondienst was het nog zo, maar als ZZP’er bouw je niet automatisch pensioen op. Wacht niet te lang met het uitzoeken en regelen hiervan. Kom je er zelf niet uit? Bespreek het dan met een adviseur. Er zijn een aantal mogelijkheden:

• Zelf sparen
• Beleggen (zelf of laten doen)
• Lijfrentekapitaal
• ZZP-pensioen
• Fiscale Oudedagsreserve opbouwen

Regel je niks? Dan krijg je later alleen een basis AOW-uitkering. In sommige branches is het verplicht deel te nemen aan een pensioenregeling, kijk hier voor de beroepen. Op de website van de Nibud (hier) kun een rekentool vinden die je helpt berekenen hoeveel geld je opzij zou moeten zetten voor je pensioen als je zelf zou banksparen. Verzekering uitzoeken Er zijn een aantal verzekeringen die het overwegen waard zijn:

• Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering: Als je een geschil krijgt met een klant of een klant houdt jou verantwoordelijk voor schade, dan wil je dat natuurlijk geregeld hebben. Met een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering wordt dit soort schade voor je afgehandeld.
• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering: Als je in een adviserend beroep zit, is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering aan te raden. Als je een vergissing maakt waardoor jouw klant een verkeerde keuze maakt, omzet mist of extra kosten moet maken, dan kan hij dit op jou proberen te verhalen. Deze aanvulling is een goede aanvulling op de voorgaande verzekering.
• Rechtsbijstandverzekering: Deze verzekering biedt je hulp bij juridische kwesties met klanten.
• Inventarisverzekering: Heb je een (kantoor)pand met inventaris? Dan wil je deze inventaris wellicht verzekeren. Dit beschermt je tegen diefstal en schade.
• Voorraadverzekering: Deze verzekering lijkt op voorgaand, alleen verzeker je hier je voorraad mee.
• Autoverzekering: Misschien vanzelfsprekend, maar mocht je een auto op de zaak willen, dan moet deze ook verzekerd worden.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering Een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) is op dit moment niet verplicht. Toch zijn er al een aantal jaren vanuit de overheid geluiden dat dit wel verplicht gaat worden. Het wel of/niet afsluiten van een AOV is vaak een persoonlijke keuze. Het hangt ook heel erg af van jouw situatie. Met name is kans en risico erg belangrijk. Stel, ik zou als accountant een gebroken been hebben. Lastig natuurlijk, maar in principe kan 90% van mijn werk nog wel doorgaan omdat ik dit zittend doe. Als je als timmerman je been breekt, dan kun je hoogstwaarschijnlijk je werk niet uitvoeren. Het is natuurlijk een ander verhaal als ik als accountant een burn-out krijg of een ernstige ziekte. En met name die laatste, zie je natuurlijk niet aankomen en dit kan iedereen gebeuren. Mocht de situatie zich voordoen dat jouw inkomsten naar 0% gaan, kun je jezelf dan financieel redden? Heb je een spaarpot waar je een jaar op kan terugvallen? Of een partner die alle lasten kan dragen? Ook deze vragen spelen mee met het wel of niet afsluiten van een AOV. Gelukkig kun je een deel van de premie voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering terugkrijgen via de aangifte inkomstenbelasting. Je kunt er natuurlijk altijd voor kiezen om de AOV wat voor je uit te schuiven. Misschien wil je eerst even proeven of het ondernemerschap wat voor jou is. TIP! Ben je zwanger? Dan kun je via het UWV een ZEZ-uitkering krijgen (Zelfstandige en Zwanger). Vraag deze uitkering 2 tot 4 weken voor je zwangerschapsverlof aan via het UWV. De uitkering duurt 16 weken en wordt berekend op je inkomsten van het jaar voor je zwangerschapsverlof. Maar, de uitkering is nooit meer dan het wettelijk brutominimumloon. De uitkering is inclusief 8% vakantiegeld. Als je zwanger bent van een meerling, dan krijg je 20 weken uitkering. Zakelijke bankrekening Als je klaar bent om te gaan ondernemen en je je eventueel al hebt ingeschreven, kun je om je heen gaan kijken voor een zakelijke bankrekening. Dit kost meestal een paar euro per maand. Een goede bank voor ZZP’ers, is KNAB. Daar betaal je € 6 per maand en is op het moment van schrijven de goedkoopste bank voor ZZP’ers. Een bankrekening heb je snel en makkelijk online aangemaakt. Een zakelijke bankrekening lijkt misschien zonde van het geld, maar is wel essentieel om overzicht te houden. Zo heb je een goede scheiding tussen privé en zakelijke kosten. Een zakelijke bankrekening kun je koppelen aan je boekhoudpakket. Ik hoor vaak dat ZZP’ers eerst een extra privé bankrekening aanmaken en hier hun zakelijke kosten van betalen. Hou er rekening mee dat veel banken in hun voorwaarden hebben opgenomen dat het niet toegestaan een privérekening voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Combinatie loondienst Vind je het starten nog wat spannend? Kijk dan eerst of je kunt ondernemen in combinatie met je huidige loondienst. Vraag wel even na bij je werkgever of dit akkoord is, er is een grote kans dat er een concurrentiebeding is opgenomen in jouw arbeidscontract. Met deze combi heb je nog wel de financiële zekerheid, maar kun je wel een start maken en kijken of het ondernemen wat voor je is. Zo kun je ook inschatten of je klanten kunt aantrekken. Maar, ik geloof er wel in, dat wanneer jij de ruimte hebt, klanten ook bij jou komen. Op het moment dat je je baan hebt opgezegd, dan móet je natuurlijk wel extra hard je best doen om klanten aan te trekken. Dit kan wel een motivatie zijn. Vergeet niet dat je je inkomsten uit je onderneming, naast je inkomsten uit loondienst ook moet opgeven bij de aangifte inkomstenbelasting. Omdat je waarschijnlijk niet aan het urencriterium kan voldoen (en dus aftrekposten mist), is de kans groot dat je veel belasting over je extra inkomsten moet betalen. Denk je dat je wel aan het urencriterium kan voldoen? Schrijf dan voor jezelf goed je uren op, zodat je dit bij een eventuele controle goed kunt onderbouwen. In het e-book in de Bijlage van deze les heb ik dit verder uitgeschreven.