Opleidingskosten in het bedrijfsleven – dit moet je weten

Personeel hebben en behouden kost geld. Naast salaris, verzekeringen, werkruimte en spullen, speelt opleiding een cruciale rol in de ontwikkeling en het behoud van je personeel. Het up-to-date houden van hun kennis en vaardigheden is van groot belang. In dit artikel bespreken we de opleidingskosten: wat ze zijn, hoe je hiermee omgaat, en fiscale aspecten. We behandelen ook de verplichtingen en mogelijkheden tot vergoeding.

Wat zijn opleidingskosten?

Laten we eerst de definitie even duidelijk hebben. Eigenlijk is het heel simpel: opleidingskosten zijn alle uitgaven die gedaan worden voor het volgen van een opleiding of cursus. Dit omvat:

• Les- en examengelden
• Kosten voor studiemateriaal
• Reiskosten bij extern gevolgde cursussen

Deze kosten kunnen zowel door de werknemer als de werkgever gedragen worden.

Regelgeving en vergoedingen

Aftrekbaarheid van studiekosten

Allereerst: wij zijn geen fiscalisten, en dit is geen bindend advies. We raden je dan ook aan om nog je eigen research te doen of navraag te doen bij je accountant.

Voor privé personen is het vrij simpel. Sinds de komst (en het vertrek) van de STAP-subsidie zijn studiekosten en opleidingskosten niet meer aftrekbaar. Er is, op het moment van schrijven, nog geen duidelijke opvolger van STAP of andere stimulans op het volgen van opleidingen. Wel zijn er andere subsidies waar je eventueel in aanmerking voor komt. We hebben ze hier voor je op een rijtje gezet. Voor ondernemers en bedrijven ligt het net iets anders.

Aftrekbaarheid van opleidingskosten voor ondernemers

Ondernemers mogen studiekosten aftrekken. De studiekosten moeten gemaakt worden in het belang van de onderneming, en om bestaande vakkennis op pijl te houden. Als het gaat om nieuwe kennis, dan zijn de kosten niet aftrekbaar. De grens tussen ‘op peil te houden van bestaande kennis’ en ‘verwerven van nieuwe kennis’ is lastig aan te geven. Bij twijfel kun je het beste advies opvragen bij een specialist.

Kosten voor vakliteratuur zijn 100% aftrekbaar. Representatie, seminars en studiereizen zijn deels aftrekbaar. Er is een drempelbedrag, evenals een maximum aan reis en verblijfskosten voor een congres.

Aftrekbaarheid van opleidingskosten voor werknemers

Voor de onderneming zijn dit gewoon zakelijke kosten en dusdanig op te voeren.

Verplichtingen van een werkgever

Werkgevers zijn verplicht om de kosten voor scholing die noodzakelijk is voor de uitoefening van een functie te vergoeden. Dit omvat ook de tijd die aan deze scholing wordt besteed. Sinds 1 augustus 2022 zijn werkgevers verplicht om de kosten voor verplichte opleidingen te dragen en mogen ze deze niet verhalen op de werknemer. Dit geldt echter niet voor opleidingen die nodig zijn voordat de functie uitgeoefend kan worden, zoals bepaalde beroepskwalificaties, tenzij dit anders in de wet of CAO is bepaald​​. [bron: https://www.arag.nl/werk-en-inkomen/arbeidscontract/opleidingskosten-terugbetaling-studiekostenbeding].

Subsidies en budgetten

Er zijn verschillende subsidies en budgetten beschikbaar. In ons actuele overzicht van subsidies vind je wat op dit moment beschikbaar is aan subsidies. Dit kan snel veranderen, waardoor je het best het overzicht in de gaten kan houden.

Gemiddelde kosten en financiering

Gemiddelde opleidingkosten in het bedrijfsleven

De gemiddelde kosten van opleidingen en trainingen kunnen significant variëren, afhankelijk van factoren zoals het type opleiding, de duur, de sector en of de training intern of extern wordt gegeven. Bedrijven in Nederland besteden gemiddeld een bepaald percentage van de loonsom aan opleiding en ontwikkeling, maar dit percentage kan sterk verschillen per branche en bedrijfsgrootte.

Factoren die de opleidingskosten beïnvloeden:

• Type opleiding: Specialistische of technische cursussen kunnen duurder zijn dan algemene vaardigheidstrainingen.
• Duur: Volledige opleidingstrajecten kosten meer dan korte cursussen of workshops.
• Locatie: Externe opleidingen kunnen reis- en verblijfkosten met zich meebrengen.
• Maatwerk vs. standaard: Op maat gemaakte trainingen voor een specifiek bedrijf zijn vaak duurder dan standaard cursussen.

Financiering in het bedrijf

Bij het financieren van opleidingen binnen het bedrijf zijn verschillende benaderingen mogelijk, afhankelijk van de bedrijfscultuur, het budget en de doelstellingen van de opleiding. Hoe je dit doet leg je vast in een studiekostenbeding. Hierbij dien je rekening te houden met de regelgeving zoals eerder besproken.

Financieringsstrategieën:

• Opleidingsbudget: Stel jaarlijks een opleidingsbudget vast, gebaseerd op de strategische doelstellingen en de specifieke behoeften van medewerkers.
• Subsidies en fondsen: Maak gebruik van beschikbare subsidies, zoals het vroegere STAP-budget of sectorale opleidingsfondsen, die een deel van de opleidingskosten kunnen dekken.
• Co-financiering: Overweeg een model waarbij de kosten worden gedeeld tussen werkgever en werknemer, vooral als de opleiding ook persoonlijke voordelen biedt voor de werknemer.
• Toegang tot een portal: Het is mogelijk om de hele organisatie toegang te geven tot een e-learning omgeving zoals Soofos. Daarmee krijgt de hele organisatie toegang tot honderden online cursussen.

Hoe je hier mee omgaat leg je vast in een studiekostenbeding. Dit kun je voor de hele organisatie opstellen, of per medewerker bepalen.

Investeer in je personeel

Door strategisch te investeren in de opleiding en ontwikkeling van medewerkers, kun je als HR-manager of bedrijfseigenaar niet alleen de competenties binnen je team versterken, maar ook bijdragen aan een hogere werknemerstevredenheid en -retentie. Het creëren van een leerrijke omgeving en het stimuleren van voortdurende professionele groei zijn essentiële onderdelen van een succesvolle bedrijfscultuur. Door een e-learning portal zoals Soofos aan te bieden aan jouw personeel, krijgt jouw organisatie toegang tot een enorme database aan cursussen en opleidingen – laat je zien dat je de ontwikkeling en educatie van personeel belangrijk vindt.