Doe tijdsaudit
Gedurende de komende week, houd bij wat jij elke dag doet en schrijf dit ergens op. Houd bij wat je doet en hoe lang je dit doet. Hieronder vind je verder instructies
Opdracht
Bedenk hoe jij deze week gaat bijhouden wat je doet,
Kies een tool of een manier hoe jij dagelijks je activiteiten gaat bijhouden. Ik doe dat met de tool Toggl, maar misschien is het in deze fase handig om dit zo simpel mogelijk te houden. Leg bijvoorbeeld een bloknoot en een pen naast je computer. Elke keer als jij verandert van taak, schrijf je op wat je hebt gedaan, wanneer je bent begonnen en wanneer je bent geeindigd.
Aan het einde van de dag kun je deze in een overzicht zetten, bijvoorbeeld in Excel.
Voor het gemak heb ik een Excel bestand als bijlage toegevoegd
Houd elke dag bij wat je doet.
Zodra je begint aan een activiteit schrijf je op wat je doet en hoe laat je bent begonnen. Zodra je iets anders gaat doen, schrijf je dit ook op. Je zult merken dat dit je ook zal helpen multitasken tegen te gaan. Je zult je bewust worden van hoeveel dingen je eigenlijk tegelijk probeert te doen. Het is dus tegerlijktjid een bewustzijnsoefening.
Label je activiteiten
Bekijk aan het einde van de week je lijstje en bepaal welke activiteiten High Impact Activiteiten zijn. Geef ze de volgende labels:
High Impact Activiteit
Is direct gerelateerd aan jouw kerntaken en heeft daar een grote impact op
Ondersteunende Activiteit
Is niet direct gerelateerd aan jouw kerntaak maar is op één of andere manier ondersteunend
Administratie
Noodzakelijke activiteiten zoals tijdsregistratie, email checken, etc
Anders
Activiteiten die je niet kunt classificeren.
Crosscheck deze met je functieomschrijving
Lees je functieomschrijving nog eens na en leg deze naast de dingen die je hebt omgeschreven en dubbelcheck of de activiteiten die je hebt gelabeld:
1) Tot jouw taken behoren
2) Goed gelabeld zijn
Bekijk je overzicht en haal er inzichten uit
Kijk naar waar jij de meest tijd aan besteed, hoeveel effectieve uren jij in totaal werkt, wat de verhouding is tussen verschillende categorieën. In principe zou jij het gross van je tijd moeten besteden aan de eerste twee categorieën. Is dit niet zo dan kan het zijn:
Dat jij te veel dingen doet die officieel niet jouw verantwoordelijkheid of taak zijn
Dat er een te hoge veel administratieve last op jou ligt
Dat jij je te veel focus op de randzaken en niet op de hoofdzaken
Bekijk dit overzicht kritisch en haal er zoveel mogelijk inzichten uit. Stel jezelf vragen om te achterhalen waarom de verhouding is zoals deze is. Wees daarbij kritisch, maar empathisch richting jezelf. Het doel is om hier inzichten uit te halen die je vervolgens kunt gaan benutten
Comments